PDF zu ZUGFeRD konvertieren: was Sie bekommen
- ZUGFeRD- / Factur-X-PDF: Ihr Original-PDF, optisch unverändert, mit den Rechnungsdaten als angehängte
factur-x.xml(UN/CEFACT CII, Profil EN 16931) und den Factur-X-Metadaten. Laut dem französischen Forum FNFE-MPE ist Factur-X derselbe Standard wie ZUGFeRD 2.5. - XRechnung-XML: dieselbe Rechnung als XRechnung 3.0 in CII-Syntax, das Format, das Behörden in Deutschland meist verlangen.
Das Bundesfinanzministerium (BMF) nennt XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1, außer den Profilen MINIMUM und BASIC-WL, als Formate, die die umsatzsteuerlichen Anforderungen an eine E-Rechnung erfüllen.
Jedes Feld prüfen, dann herunterladen
Jeder Wert landet in einem Formularfeld, fehlende Felder sind markiert, und nichts wird heruntergeladen, bevor die Prüfungen bestanden sind und Sie bestätigen, dass Sie das Formular mit dem PDF verglichen haben. Die Prüfung rechnet jede Position und jeden Steuersatz nach, vergleicht Netto, Umsatzsteuer und Gesamtbetrag mit den Zahlen im PDF und prüft die Pflichtregeln der EN 16931 (dieselben Prüfungen wie im XRechnung-Viewer). Für die XRechnung fragt sie zusätzlich nach Käuferreferenz, Kontaktdaten des Verkäufers und E-Mail des Käufers. Das ist wichtig, denn laut BMF-FAQ ist bei hybriden Rechnungen der XML-Teil führend: Weicht er vom PDF ab, gilt das XML.
E-Rechnung mit Word oder Excel erstellen?
Schreiben Sie Ihre Rechnung weiter in Word, Excel oder Ihrem Rechnungsprogramm, speichern Sie sie als PDF und wählen Sie dieses PDF hier. Das Tool liest den Text, Sie prüfen die Felder, und aus demselben PDF wird eine E-Rechnung. Eingescannte Rechnungen haben keinen Text und funktionieren nicht.
Reverse Charge, zwei Steuersätze, Kleinunternehmer
Positionen mit Umsatzsteuer erhalten 19 % oder 7 %, mit einer Steuergruppe je Satz. Reverse-Charge-Positionen stehen in Kategorie AE mit 0 % und dem Grund „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“; dafür braucht es beide USt-IdNr. Kleinunternehmer-Positionen (§ 19 UStG) stehen in Kategorie E. Ohne USt-IdNr. und Registernummer tragen Sie Ihre Lieferantennummer beim Kunden als Verkäufer-Kennung ein (Regel BR-CO-26).
Brauchen Kleinunternehmer E-Rechnungen?
Zum Versenden: nein. Nach § 34a UStDV darf eine Rechnung eines Kleinunternehmers immer als sonstige Rechnung übermittelt werden, zum Beispiel als PDF. Zum Empfangen: ja. Laut BMF-FAQ müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen können; dafür genügt bereits ein E-Mail-Postfach.
Fristen in Deutschland
- Seit 1. Januar 2025: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen von inländischen Unternehmen empfangen können.
- Bis 31. Dezember 2026: Papier, oder ein PDF mit Zustimmung des Empfängers, ist noch erlaubt.
- Bis 31. Dezember 2027: dasselbe für Rechnungssteller mit höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz (§ 27 Abs. 38 UStG).
Der EU-E-Rechnungs-Tracker (englisch) zeigt die Fristen aller europäischen Länder.
Grenzen
Das PDF ist kein zertifiziertes PDF/A-3: XML und Metadaten werden angehängt, die Datei wird aber nicht umgewandelt und behauptet deshalb keine PDF/A-Konformität. Verlangt ein Empfänger striktes PDF/A-3, senden Sie die XRechnung-XML. Scans werden nicht gelesen, nichts wird für Sie versendet, und das ist keine Steuerberatung. Jedes XML, das das Tool aus fünf fiktiven Testrechnungen erzeugt hat, hat den offiziellen KoSIT-Validator (XRechnung-3.0.2-Konfiguration) bestanden, und die Open-Source-Bibliothek factur-x hat das XML aus jedem PDF gelesen und die EN-16931-Schemaprüfung bestanden.
Quellen
- BMF: Fragen und Antworten zur E-Rechnung (Stand März 2026), Fragen 4, 6, 7, 11, 12 und 12a
- § 34a UStDV, § 14 UStG und § 27 Abs. 38 UStG
- FeRD: ZUGFeRD und FNFE-MPE: Factur-X
- XRechnung (KoSIT)
Geprüft am 26. Oktober 2026. Die BMF-Website sperrt automatisierte Zugriffe, daher wurde die FAQ über die Kopie des Internet Archive vom 8. Oktober 2026 gelesen. Die Beispielrechnungen sind fiktiv. pdf-lib (MIT) und pdf.js (Apache 2.0) werden von DocFig ausgeliefert.